Neli põhjust, miks alustada uue infojuhtimise süsteemi kasutuselevõttu analüüsist

Hetkeolukorra probleemid on sageli tuntavad osakonniti läbi erinevate rollide ning nende täpseks kaardistamiseks on vaja organisatsiooni liikmetelt koguda subjektiivset sisendit.

Seejuures on oluline, et inimene tunneks end oma mõtteid jagades pingevabalt ja turvaliselt.

Avatud suhtluskeskkonna loomist hõlbustab tegevuse eesmärgi kommunikeerimine – idee ei seisne mitte näpuga näitamises, vaid võimalike parenduskohtade leidmises ja tuleviku perspektiivis efektiivsemas tegutsemises.

Võimalusi, kuidas probleemide kaardistamist läbi viia on mitmeid ning optimaalseim metoodika sõltub konkreetsest projektist ja ettevõtte suurusest.

Oleme täheldanud, et erapooletut ja vaba töökeskkonda aitab luua spetsialisti (teenusedisainer, analüütik või mõlemad) poolt juhitud töötuba.

Majavälise partneri kaasamine vabastab kliendi kohustusest leida probleemide kaardistamiseks inimene ettevõtte seest ning tagab metoodilise, erapooletu ja kogemusliku lähenemise.

Meie kliendinäite puhul selgus, et valukohad olid:

• info killustatus (liigselt erinevaid rakendusi, sidususe puudumine info vahetuses);
• vähene teadmus ettevõtte väärtushinnangutest ja kultuurist (eetikakoodeks, kolleegide vastutustundlik kaasamine siseprogrammidesse);
• protsessides (seadusandluse nõuetega seonduv asjaajamine, mida sooviti digitaliseerida).

Probleemi raamistamise tulemusena oli võimalik probleem lühidalt sõnastada: kommunikatsiooni puudulik digitaliseerimine.

Õige probleemi tuvastamine võimaldab edasi liikuda eesmärgi seadmiseni.

Lühi- ja pikaajaliste eesmärkide kirjeldamine aitab raamida ootuseid loodavale lahendusele ja suunab meid looma sellist lahendust, mis toetab ettevõtte protsesse võimalikult maksimaalsel viisil.

Õige probleemi defineerimine (meie kliendinäite puhul kommunikatsiooni puudulik digitaliseerimine) aitas omakorda sõnastada projekti eesmärgi:
“Luua meie ettevõttele kohandatud siseveeb Confluence tootel, et selle abil sisekommunikatsiooni ja dokumendihaldust digitaliseerida”.

Lühi- ja pikaajaliste eesmärkide mõtete loetelust avaldus, et eesmärgi täitmiseks on vajalik eristada loodavat lahendust kasutama hakkavad tüüpkasutajad, et tekiks arusaam mida ja kelle jaoks on vaja muuta.

Kõnealuse kliendinäite puhul olid tüüpkasutajad näiteks saalitöötaja, laotöötaja, IT-spetsialist, üksuse juht, tegevjuht, aga ka potentsiaalne töötaja.

Lisaks standardtegevustele (näiteks tutvumine ettevõtte väärtustega, kontaktide otsimine, jooksva info kiire leidmine ja jagamine, ürituste kalendri vaatamine) teostab tüüpkasutaja siseveebis sageli ka oma rollile omaseid tegevusi.

Tegevuste sidumine tüüpkasutajatega eeldab eelnevat tegevuste kirjeldamist ja kategoriseerimist ehk kokkuvõtlikult tegevuste kaardistamist. Näiteks võib puhkuse avalduse esitamise kui tegevuse liigitada puhkuste halduse kategooria alla.

Ühe tegevuse kategooriaga võib olla seotud mitu tüüpkasutajat, kuid täpsed seosed määrab konkreetne tegevus ja tüüpkasutaja. Võtame näiteks dokumendivormi täitmisega seotud tegevused kategooriast “tööohutus”:

1. Üksuse juht või administraator muudab tööohutusega seonduvat juhendit;
2. Muudatusele järgnevalt peab kasutaja saama teavituse, et tema ametikohaga seonduvat tööohutusjuhendit on muudetud;
3. Muudatusele järgnevalt ilmub kasutaja töölauale teavitus tööülesannetest (lugeda uuendatud juhend läbi ja sooritada test);
4. Kasutaja loeb määratud tähtajaks juhendi läbi ja kinnitab info kättesaamist;
5. Kasutaja sooritab määratud tähtajaks testi (juhendi mõistmise kontroll) positiivsele tulemusele;
6. Testi positiivse soorituse registrikanne ilmub automaatselt kasutaja profiilile;
7. Testi postiivsele sooritusele järgnevalt allkirjastab kasutaja uuendatud juhendi mõistmise dokumendi, mis salvestub siseveebi digiarhiivis (nõue tuleneb seadusandlusest).

Ülaltoodud tegevuste jada on kirjeldatud laias laastus ning best case scenario perspektiivist. Küll aga ei anna selline etappide loetelu meile ülevaadet teistest võimalikest stsenaariumitest, näiteks kui:

• kasutaja ei loe määratud tähtajaks juhendit läbi;
• kasutaja ei soorita testi positiivsele tulemusele määratud tähtajaks;
• kasutaja sooritab testi paberkandjal, siis kuidas luua sooritusest digitaalne koopia.

Keerukat ja mitut osapoolt hõlmavat protsessi aitab mõista protsessimudel. 

Klassikaliselt - mida suurem on organisatsioon, siis seda rohkem on ka tegemist erinevate protsessidega. Protsessimudeli loomine aitab näha protsessi tervikuna ja minimeerib võimaluse, et ulatusliku mõjualaga muutuja jääb tähelepanuta.

Keeruka protsessi puhul tuleb sageli just selle mudeli kujutamise käigus ilmsiks nõudeid, mida varem ei osatud välja tuua. Detailselt läbi mõeldud protsessimudel võimaldab seega tuvastada soovitud funktsionaalsuseid ja mõelda edasi võimalikele tehnilistele lahendustele.

Kui siseveeb plaanitakse juurutada olemasoleva toote (käesoleva näite puhul Confluence) peale, tuleb arvestada võimalike piirangutega.

Spetsiifilised nõudmised - näiteks automaatsed tegevused või piirang avada dokument enne, kui test on sooritatud - võivad olla teostatavad ainult lisarakenduste abil.

Potentsiaalsetele tehnilistele lahendustele mõtlemine paralleelselt protsesside kaardistamisega hõlbustab ootuste juhtimist ning on abiks lahenduse tasu ja väärtusloome tasakaalu hindamisel.

Organisatsiooni kiire kasvamine on tänapäeva agiilses maailmas kui ekstreemsport. Konkurentsis püsimiseks ja tulemuste saavutamiseks vajame nutikaid ja uuenduslikke lahendusi.

Analüüsifaas aitab tuvastada õige probleemi, sõnastada eesmärgi, arvestada kasutajatega ning tekitada detailse ülevaate protsessidest ja võimalikest tehnilistest lahendustest.

Erinevalt esmasest visioonist võib selguda, et eriomaste protsesside ja automaatikate rakendamine nõuab rohkem eriarendusi, kui algselt osati arvata.