Tallinna Lennujaam täiustas varahalduse ja hooldusprotsesse Atlassiani platvormi abil
Tallinna Lennujaama igapäevane töö sõltub suurest hulgast varadest: eritehnikast, sõidukitest,
lennurajast, perroonidest, hoonetest, tehnosüsteemidest ja reisiterminali toimimiseks vajalikust
taristust. Nende korrasolek peab olema nähtav, kontrollitav ja tõendatav.
Trinidad Wiseman aitab Tallinna Lennujaamal seadistada Atlassiani platvormi nii, et
varaandmed, kontrollid, hooldusprotsessid, remonditööd ja dokumentatsioon asuvad ühel
tööplatvormil. Jira, Jira Service Management, Assets, Forms, Confluence, ScriptRunner ja
mitmed automaatikad aitavad vähendada käsitööd ning vältida olukorda, kus eri valdkondade
vara ja töövood paiknevad eraldi tarkvarades.
“Me ei otsinud lihtsalt järjekordset varahaldustarkvara. Meil oli vaja universaalsemat tööriista, mis aitaks hoida varaandmete, kontrollide ja töövoogude taset kogu kontsernis ühtlasena.” Egle Helü, Tallinna Lennujaama varahalduse projektijuht
Lennujaamal oli vaja kontserniülest vaadet varadele
Tallinna Lennujaam kasutas Atlassiani juba enne varahaldusprojekti, eelkõige IT-toe ja ticketite halduses. Varahalduse vaates hakati Jira Assets’i võimalusi aktiivsemalt katsetama 2024. aastal ning hiljem liiguti edasi laiemate kasutusjuhtude poole.
Turult leiti palju kitsama fookusega lahendusi: osa kinnisvarale, osa sõidukitele, osa kindlale tehnilisele varale. Lennujaamal oli aga vaja platvormi, mis sobiks eri valdkondadele ning võimaldaks hoida vara, tööde ja kontrollide infot ühes süsteemis.
“Leidsime turult väga spetsiifilisi lahendusi, mis sobisid näiteks kinnisvara või sõidukite haldamiseks. Meil oli aga vaja platvormi, mis sobiks eri valdkondadele ja aitaks vältida olukorda, kus iga üksus töötab omaette loogikaga.”
Egle Helü
Energeetika valdkonna jaoks algas vajadus lihtsast küsimusest: milliseid varasid tuleb hooldada ja käitada ning kus on nende kohta usaldusväärne info.
“Esimene küsimus oli, et mis varasid me peame hooldama ja käitama. Info oli killustatud ning eesmärk oli see kõik kokku koondada. Meil oli vaja ülevaadet varadest, sellest, mida nendega tehtud on, mida tuleb edaspidi teha.”
Jüri Klaassen, energeetika osakonna juht
Enne oli info eri süsteemides ja inimeste vahel laiali
Varasem töökorraldus toetus mitmele lahendusele. Osa varasid ja protsesse oli custom legacy
tarkvaras, mille arendusteadmised olid aja jooksul majast kadunud. Osa varadega seotud
hooldus- ja audititeemadest paiknes eraldi tarkvaras. Osa tööst käis Excelis või liikus e-posti,
telefoni ja suulise info kaudu.
See tähendas, et varade info, tööde seis, raportid ja audititeks vajalik tõendus olid eri kohtades.
Hoolduste planeerimine sõltus palju inimesest ning info liikus sageli mitme kanali kaudu.
Eritehnika valdkonnas oli varasemast olemas töökojamoodul, kuid seotud vajadused olid
muutunud. Uus, Atlassian toodetel rajanev lahendus pidi toetama tehnika kasutuseelset kontrolli,
remonditööde dokumenteerimist, hooldusi ja nõuetekohast tõendamist.
"Meil oli varasemast olemas töökojamoodul, aga see oli legacy tarkvara ning meie vajadused
olid muutunud. Meile oli oluline uue süsteemipakkuja aktiivne kasutajatugi, arendusvõimekus ja
see, et lahendus toetaks nõuetepõhist töökorraldust.”
Lauri Luha, tehnikahalduse grupijuht
Alguses kaaluti ka varianti, kus Atlassian Assets oleks ainult varade register ning haldus ja
ticketid paikneksid mõnes kolmandas tarkvaras. Lõpuks otsustati kasutada Atlassiani laiemalt, et
varad, töövood, kontrollid, hooldused ja dokumentatsioonid oleksid kõik samas ökosüsteemis.
Kolm peamist vajadust
Koondada vara, töö ja ajalugu ühte süsteemi
Lennujaama jaoks on oluline, et vara ei oleks lihtsalt registrikirje. Varaga peavad olema seotud selle ajalugu, kontrollid, hooldused, rikked, remondid, vastutajad ja tulevased tööd.
“Meil on vaja näha, mis varadega tehtud on, mida teha on vaja ja mis meid ees ootab. Nii on võimalik näiteks audiitorile lihtsalt näidata, mida ja kelle poolt tehtud on.” Jüri Klaassen
Luua läbipaistev ja tõendatav kontrollisüsteem
Lennujaamas on oluline, et kontrollid ja hooldused oleksid tehtud õigel ajal ning nende kohta jääks jälg. Energeetika valdkonnas toetab seda nelja silma põhimõte: töö tegija kinnitab tehtu ning ülevaataja kinnitab selle veel omakorda.
Eritehnika valdkonnas on üks olulisemaid muudatusi sõiduki kasutuseelse kontrolli ajaloo salvestamine.
“Iga sõiduki kasutuse eel tehakse süsteemne kontroll, mis talletatakse ning mille põhjal saavad tekkida remondi- ja hooldustööd. See loob läbipaistvuse ja efektiivsuse.” Lauri Luha
Vältida uute eraldi süsteemide loomist
Lennujaama varad liiguvad valdkondade vahel. Näiteks võib üks seade olla seotud ühe sõidukiga, hiljem teise sõidukiga või mõne ruumiga. Seetõttu ei sobi ettevõttele mudel, kus iga osakond loob omale eraldi varahalduslahenduse.
“Kuna haldame varasid kontserniüleselt, ei saa me igale osakonnale oma lahendust teha. Meil on vaja ühte koondvaadet, sest varad võivad liikuda osakondade ning ettevõtete vahel.” Jaanika Teearu, varahaldusprojekti konsultant
Lahendus: Jira ei ole ainult IT-toe tööriist
Tallinna Lennujaama projekt näitab, et Jira ja Jira Service Management ei pea jääma ainult ITprotsesside juurde. Sama platvorm sobib ka mitte-IT äriprotsesside automatiseerimiseks, kui töövoog ja andmemudel on läbi mõeldud.
Lennujaama lahendus põhineb Jira Service Managementi, Forms’i, Assets’i, Confluence’i, ScriptRunneri ja Checklists’i koosmõjul. Kui kontrolli käigus leitakse viga, tekib sellest remonttöö. Kui hooldusvälp saab täis, loob süsteem hooldustöö. Kui vara kohta on vaja infot, on see Assetsis olemas.
Koostöö Trinidad Wisemaniga koosnes neljast etapist
Jira pakub erinevaid kasutajasõbralikke funktsionaalsuseid, mis tagavad selle, et vajalik info on alati käeulatuses ja lihtsasti leitav.
Kaks kasutusnäidet
Energeetika hooldusprotsess
Energeetika valdkonna jaoks oli oluline saada korraga ülevaade varadest, tööde ajaloost, eesootavatest hooldustest ja ressursside planeerimisest. Lahendus aitab näha hooldust vajavaid varasid, luua töid automaatselt, jaotada neid rollide alusel, kinnitada tehtut nelja silma põhimõttel ja tõendada töid välisaudiitorile. “Stressitase langes, sest projekt jõudis olulise verstapostini. Kirjapandud ja planeeritud ülesanne on alati parem kui suuline ja ad hoc ülesanne.”
Jüri Klaassen
Eritehnika ning sõidukite haldus ja hooldus
Eritehnika valdkond hõlmab sõidukeid ja masinaid, mis on lennujaama igapäevase toimimise jaoks kriitilised, näiteks autod, traktorid ja muu lennuraja hoolduseks vajalik tehnika, lisaks bussid reisijate veoks ning lennuki teenindamiseks kasutatav tehnika. Selle valdkonna jaoks on oluline, et iga sõiduki kasutus, seisukord, kontroll, rike, remont ja hooldus oleks samas infoväljas. “Süsteem andis meile uue ja liigendatud vaate varadele, mida varem ei eksisteerinud.”
Lauri Luha
Kasutajale muutub kõige rohkem infoväli
Lennujaama töökorralduses on palju vahetusi, rolle ja inimesi. Kui info liigub telefoni, suulise suhtluse või mitme eri kanali kaudu, võib jõuda see järgmise inimeseni puudulikult või moondunult.
“On mitmeid ametikohti, kes on seda lahendust kaua oodanud. Varem liikus info mitme kanali kaudu ning paratamatult esines ka infokadu, kuid uus süsteem võimaldab hoida kõik töötajad ühes samas moonutamata infoväljas.”
Lauri Luha
“Operaator näeb nüüd live’is infot, milliseid sõidukeid mitte kasutada, mis on neil viga ja milline on sõidukitega seotud tööde plaan. Info on kõigile ja alati kättesaadav.
Jaanika Teearu
Miks Atlassian, mitte eraldi custom-lahendus?
Tallinna Lennujaamal on kogemus ka eraldi arendatud süsteemidega. Custom-lahendus annab rohkem isikupära, kuid toob kaasa suurema arendus- ja ülalpidamiskulu.
“Varasemast kogemusest tean, et in-house tarkvara saab teha väga ettevõtte nägu aga customarenduse juurde tuleks kohe ka suur hinnasilt. Atlassian katab meie tänased vajadused kenasti ära.”
Jüri Klaassen
Lauri vaates oleks spetsiifiline varahaldustarkvara tähendanud mitut süsteemi.
“Kui oleksime valinud mitu erinevat tarkvaratoodet, oleksime pidanud tegema palju rohkem kompromisse infovahetuse, koolituste ja arenduste osas.”
Lauri Luha
Mida TWN koostöös juurde annab?
Atlassiani võimalusi on palju, kuid nende tõhus kasutamine vajab head partnerit. TWN-i roll ei olnud ainult tehniline seadistamine.
Koostöö väärtus seisnes selles, et ärivajadus, Atlassiani võimalused ja tehniline teostus toodi kokku.
“Meie soovid on keerulised ja neid ei saa lahendada lihtsate automaatikatega. Seda enam on TWN-i kaasamõtlemine olnud vajalik ja tehtud lahendused on aidanud jõuda soovitud väljundini.”
Jaana Allingu
TWN-i väärtus tuleb eriti esile keerukamate lahenduste puhul, kus standardsest seadistusest ei piisa. ScriptRunneri ja automaatikate abil saab üles ehitada loogikat, mis arvestab vara küljes olevaid väärtusi, hooldusintervalle, töörolle ja tulevikus ka laiemat finantsvaadet.
Tulemus
Tallinna Lennujaam liigub Atlassiani abil killustunud varahaldusest ühtse tööplatvormi poole. Varaandmed, kontrollid, hooldused, remonditööd, dokumentatsioon ja kõik auditite jaoks vajalik paikneb samas ökosüsteemis.
Peamised võidud on:
- vähem eraldi tarkvarasid;
- vähem käsitsi tööd;
- parem ülevaade varadest ja tööde ajaloost;
- kontrollide ja hoolduste parem jälgitavus;
- ühtlasem töövoog eri valdkondades;
- auditite jaoks selgem tõendusmaterjal;
- automaatselt tekkivad remondi- ja hooldustööd;
- tööde jaotamine rollide alusel;
- parem ressursside planeerimine;
- kiirem ja ühtlasem info liikumine vahetuste vahel;
- alus vara kogukulu arvestamiseks.
Kõige olulisem muutus on see, et varahaldus ei ole enam ainult register. Atlassiani platvormil muutub tööprotsessi osaks.
“Läbi uue varahalduslahenduse omame selget ülevaate oma varadest, tagame tegevustes protsessi põhisuse ning lisaks saame auditeerimisel näidata kõikide tegevuste detailset ajalugu, sealhulgas erinevate ametikohtade rolli konkreetses töövoos. Selle kõige tulemusena on meil selgem pilt, kuidas oma tegevusega lennuohutust tagame ning milline on meie varade reaalne seis.”
Lauri Luha
Järgmised sammud
Atlassiani platvormile loodud varahalduslahenduse kasutuselevõtt ei ole lennujaama jaoks lõpppunkt, vaid seda arendatakse järk-järgult edasi. Järgmistes etappides liigub fookus eritehnika projekti lõpuleviimisele, väliste hoolduspartnerite kaasamisele, tahvelarvutite kasutamisele välitöös ning finantsvaate loomisele.
Kontakt
Ole kursis meie uudiste ja põnevate projektidega
Jagame lugusid oma tööst ja klientidest, räägime disaini ja tehnoloogia uutest suundadest ning tutvustame oma meeskonna inimesi. Meie sisu on segu kasulikust infost, inspiratsioonist ja vahel ka heast naljast.