Atlassiani lahendused

Siseveebi võimendamine vingete ConfiForms vormidega

3. November 2022 Alice Bakhoff, Ieva Longa

NB! Juhime tähelepanu, et artiklis välja toodud tooteomadused võivad ajas muutuda.

ConfiForms funktsionaalsuste illustreerimiseks toome järgnevas postituses välja 3 praktilist näidet ja ei jäta seejuures saladuseks ka TWNi siseveebis olevat lahendust arvete tellimiseks.

Kui aga oled Confluence maailmas uus, siis selle võimalustest saad lähemalt lugeda meie varasemas blogipostituses.

Mida ConfiForms võimaldab?

ConfiForms on pistikprogramm, mille abil on võimalik luua Confluence lehtedele vorme info sisestamiseks ja kogumiseks.

Turul on vormi loomise lahendusi küll ja veel - mis siis teeb ConfiFormsi nii vingeks?

ConfiFormsiga kaasneb 19 vormi seadistamise makrot ja üle 70 erineva välja tüübi, mis kokku võimaldavad luua tavapärasest keerukama ülesehitusega vorme - näiteks selliseid, kus:

teatud välju saavad täita vaid määratud inimesed;
valikvälja väärtused võetakse välisest süsteemist (nt Insight vm. andmebaas);
anonüümsed kasutajad saavad luua Jira pileteid;
kogutud andmeid saab kuvada erinevat tüüpi tabelite kujul.

Kellele ja mis olukorras?

Mõnekümne liikmega organisatsoonides võib vahetu suhtlus erinevate rollide (n.ö küsitletava ja küsija) vahel olla täiesti piisav ning eraldi infopäringu vormide loomine ei pruugi märkimisväärtset lisaväärtust luua.

Kui aga mõelda organisatsioonile, kus liikmeid sadades või tuhandetes, aitab standardiseeritud lähenemine säästa väärtuslikku aega paljudele osapooltele.

Vaatame lähemalt kolme kasutusloo näitel (Confluence+ConfiForms Atlassian Data Center platvormil).

Jira projekti loomise eelduseks on alati teatud info olemasolu – mis on soovitud projekti nimi, selle akronüüm, kes on projektijuht jne.

Uute projektide tellimine ja loomine võib organisatsiooni kasvades muutuda küllaltki regulaarseks tegevuseks, mille puhul tasub kaaluda näiteks tellimusvormi loomist.

Antud vormi loomiseks on kasutatud nelja erinevat makrot:

vormi defineerimiseks;
vormil olevate väljade defineerimiseks;
väljade reeglite defineerimiseks;
väljadele sisestatud andmete registreerimiseks.

Näidisvorm Jira projekti tellimiseks.

Jira projekti tellimise näidise puhul on kasutusel klassikaline vabateksti väli, valikvastusega väli, märkeruudu väli ning Insight objekti valikväli.

Viimase kahe (märkeruudu välja ja Insight välja) seadistamine koos välja reeglite defineerimise makroga on üks näide sellest, kuidas ConfiFormsi abil luua juba vingemate seostega vorme.

Välja defineerimise makro selle seadistamise vaates.

Välja “Limited project access required” märkeruudule linnukese märkimine tõi välja reegli defineerimise seadistuste kohaselt nähtavale uue välja “People who need access to the project”.

Nii “People who need access to the project” kui ka “Project lead” väljad on Insight objekti tüüpi väljad - valikvastused nendele väljadele kuvatakse Jira Serveril majutuvast Insight rakendusest.

Insight objekti valikväli ConfiForms vormil.

Lähemalt sellest, miks ja kuidas me TWN’is varade ja personalihalduseks Insight Asset Management’i rakendasime saad lugeda meie varasemast blogipostitusest.

Jätkame levinud kasutuslooga, milleks on küsitlusvorm – käesoleva näite puhul ürituse korraldamiseks.

Erinevalt Jira projekti vormi näitest on küsitlusvormi puhul eesmärk saada statistilist ülevaadet. Vaikimisi saab saadetud vastuseid kuvada lihtsa listivaatena.

Kursoriga vastusevariandi peale liikudes saab näha ka vastuste edastamise kuupäeva ja vastuste omanikku Confluence kasutajanimena.

Kasutajanimi kuvatakse juhul, kui vormi defineerimise makros on autorluse teave lubatud ja info saatmine ei ole seadistatud anonüümseks tegevuseks.

Saadetud andmete kuvamine listivaatena.

Et sisestatud andmeid aga graafiliselt kuvada, tuleb vormi defineerimise makrole lisada Confluence Chart makro.

Chart makro võimaldab luua erinevat tüüpi diagramme, neid paindlikult kohandada ja eksportida jpg, pdf või doc formaatidesse.

Chart makro kookdiagramm.

Chart makro tulpdiagramm.

Arve tellimise vormi näite puhul on tegu TWN’is kasutatava lahendusega. Meie Atlassiani tiim turundusjuht ja arveldusspetsialist Ieva Longa rääkis lähemalt vajadusest sellise lahenduse järgi.

“Minevikus telliti kõik müügiarveid vabas vormis e-kirja teel,” ütleb Ieva.

“Igal tellijal oli aga oma (mugavus)stiil - see tekitas sageli palju täpsustavat kirjavahetust, et arve tegemiseks kõik vajalikud andmed kätte saada. Tihti ei saanud arve tellijalt koheselt täiendavat sisendit ja see venitas kogu protsessi ebamõistlikult ajakulukaks,” selgitab ta.

Arve tellimise vorm.

Mis on muutunud tänu ConfiForms lahendusele?

"Kui saad tellimuse kätte, on kõik arve tegemiseks vajalik info kohe käes - pole vaja mitu korda arve tellijat segada ja arve vormistamise protsess on väga lühike," lausub Ieva.

"Sama ka arve tellija seisukohalt - tänu vormile on kohe selge, mis andmeid on vaja ja keegi ei tükelda tööpäeva lisaküsimustega," täpsustab ta.

Mis saab pärast “Saada” nupu vajutamist?

“Kui info arve tellimiseks on sisestatud ja edastatud, siis saadetakse see kõik meiliteavitusega arvete tegijatele,” ütleb Ieva.

“TWN puhul on see müügiarvete üldmeil, kus saajatena on märgitud mitu inimest. Sellisel juhul ei jää arve vormistamine ootele, kui keegi arvete tegijatest on näiteks puhkusel,” lisab ta kokkuvõtlikult.