Kas projektid lähevad sageli üle tähtaja? Saame teada, kuidas ressursi- ja ajahaldust Jiras tõhusamalt korraldada
Jira piletid, töövood ning visuaalsed vaated aitavad hõlpsasti saada ülevaadet tööde hetkeseisust. Projektijuhtimise perspektiivist võib aga ainuüksi tööde ülevaadetest vajaka jääda, kui puudub kaemus töötajate töökoormusesse.
Projekti tähtaegade edukas täitmine võib paljugi sõltuda just töökoormuse mõõdikust, sest tänu viimasele tekib muuhulgas ka arusaam, et kellele ja mis mahus töid suunata saab.
Järgnevas artiklis kirjeldame, kuidas Activity Timeline rakendus toetab ressursihaldust ja aja jälgimist Jiras.
Aga milleks üldse kasutada ressursihalduse ja aja jälgimise lisarakendust – kas ja kui palju saaks lihtsalt Jiraga ära teha?
Antud küsimuse valguses kujutleme alljärgnevat hüpoteetilist olukorda.
Nõue: projektijuht peab Jirast saama ülevaate tundide kogusummast, mis töötaja Mari on loginud projektis ABC.
Jiras on “Time tracking” väli, mille kaudu saab piletile logida kulutatud (töö)aega; eeldame, et Mari on projekti ABC piletitel sellele väljale väärtuseid andnud.
Ülaltoodud nõude täitmiseks saaks piletiotsingus küll luua päringu "project = ABC and worklogAuthor = Mari Demo" ning tuua nähtavale “Time Spent” tulba.
Seejuures peab aga arvestama võimalikku olukorda, et kui piletile on aega loginud rohkem kui üks inimene, siis summeeritakse “Time Spent” väljale kõikide kasutajate ajalogid, kusjuures puudub detailsem filtreerimise võimalus kasutaja kaupa.
Et mainitud üsna elementaarset nõuet pole võimalik Jira standardfunktsionaalsuste abil mõistliku ajakuluga* lahendada, tähendab, et ka keerukamate kasutuslugude puhul võib ainuüksi Jirast ressusihalduse puhul peatselt vajaka jääda.
*Siinkohal jätame arvestamata võimaluse, et pileti ajaloost saab ajalogid küll ükshaaval välja noppida ning näiteks Excelisse manuaalselt sisestada. Teoreetiliselt lahendaks see olukorra, ent suurte piletimahtude korral on sellest ilmselt võimalik tekitada juba täisajaga töökoht.
Kuidas juurutamisega algust teha?
Nagu iga uue lahenduse juurutamisega, tasub ka ressursihalduse ja aja jälgimise puhul alustada ettevõtte vajaduste kaardistamisest, et tekitada arusaam vajatavatest lahendustest.
Mõned enamlevinud nõudmised projekti- ja tiimijuhi vaatest võivad olla näiteks:
- töötajate profiilide seadistamine – saadavus tundides päeva kohta, ametikoht ning oskused;
- tiimide seadistamine – seotud projektid, tiimijuht, tiimiliikmed;
- ülevaade töötaja saadavusest (tundides/protsentuaalselt) ajaperioodi (päev, nädal või kalendrikuu) jooksul;
- ülevaade tiimi saadavusest (tundides/protsentuaalselt) ajaperioodi kohta;
- ülevaade töötaja ressursikasutusest teatud projektis/projektides ajaperioodi kohta;
- ülevaade töötaja ajalogidest pileti või projekti kohta;
- placeholder’ite ja broneeringute haldamine (ilma pileti loomiseta);
- ülevaade planeeritud ja tegeliku ajakasutuse tasakaalust.
Oluline rõhk on ka sageli ka andmete visualiseerimisel, et neid kasutajasõbralikult vaadelda ja esitleda. Alljärgnevalt kirjeldame lähemalt, kuidas Activity Timeline’i moodulite abil ressursse planeerida ning ajakasutust jälgida ja visuaalselt hallata.
