Kas sa juhina saad ärimuredest vabana rahulikult magada? Kui ei, siis kaalu ärianalüütiku kaasamist.

Kuidas aru saada, kas ja millal peaks kaasama ärianalüütiku? „Tegelikult on vastuse leidmine väga lihtne. Kõik taandub sellele, mis tunne sul on – kas äris läheb kõik hästi? Jah või ei?“ sõnab Trinidad Wisemani ärianalüütik Mihkel Lauk.

Toomegi alljärgnevalt mõned kontrollküsimused, mis aitavad sul selgusele jõuda, kas võiksid kaaluda ärianalüütiku kaasamist. Kui vastad jah, siis loe edasi, sest antud postituses võib olla sinu jaoks kasulikku infot.

Oleme klientidega kokku saades märganud, et klient on tuvastanud äris avalduva sümptomi ning tulenevalt sellest soovib tellida lahenduse. Ettevõtte välise eksperdina on meil hea võimalus astuda samm tagasi ja vaadata üldpilti.

Võime avastada, et sümptomi tegelikku põhjust ei teata ja seepärast ei tooks ka tellitav lahendus oodatud tulemust. Ärianalüütik aitabki sul tõelise juurpõhjuse välja kaevata, et teaksid, millega päriselt silmitsi seisad ning millised on vastumeetmed. Ei tasu ju valuvaigistiga valu leevendada, kui tõeline lahendus oleks hoopis kiropraktik.

Ärianalüüsi väljund ei ole sisu mõttes kunagi sama – sisu, mis äriprotsesside kirjeldusest välja tuleb, on analüüsi eesmärki silmas pidades erinev. Kusjuures, vale eesmärgi seadmine on suurim viga, mida võib ärianalüüsis teha. Seega tasub selle seadmiseks aega võtta.

Sõltuvalt eesmärgist võib ärianalüüsi tulemusel teada saada järgmist:

Näide 1: protsessid ei ole standardsed – kliendituge ei saa sisse osta.

Tervishoiuteenuse osutaja soovis teada, kas mõistlikum oleks klienditugi sisse osta või seda ise teha. Selgus, et sisseost ei ole mõistlik, sest äriprotsessid ei ole piisavalt standardsed, et teenuseosutaja saaks neid toetada.

Iga klienditeeninduse juhtum võib olla eriline ja vajada eriteadmisi äriprotsesside kohta ning selle info selgeks tegemine välisele teenuseosutajale oleks olnud ebamõistlik ja toonud kaasa liigsed riskid.

Näide 2: analüüs näitas, et iga e-residentsuse programmi investeeritud euro toob hinnanguliselt Eesti riigile tagasi 100 eurot.

Rääkides investeeringute tasuvusest, toome eduloo näite E-residentsuse projekti näol, kus meeskonna analüüs ja arvutused said ka professionaalse tõestuse Deloitte’i poolt: e-residentsuse programm on Eesti riigile kasulik investeering nii majanduslikus kui ka sotsiaal-poliitilises mõttes ning iga e-residentsuse programmi investeeritud euro toob hinnanguliselt Eesti riigile tagasi 100 eurot.

Näide 3: põhiline probleem paiknes äri korralduses, mitte broneerimise süsteemis.

Tervishoiuteenuse osutaja jaoks oli analüüsi tehes peamine eesmärk kaardistada ära ressursside (ruumid, spetsialistid, ajad) planeerimise süsteemi nõuded. Vajadus sellise süsteemi järele põhines tellija hüpoteesil, et ruumid on täielikult hõivatud ja seetõttu ei ole võimalik teha täiendavaid ambulatoorseid vastuvõtte.

Ärianalüüsi käigus seadsime hüpoteesi kahtluse alla ja asusime seda valideerima. Aluseks võtsime vastuvõtu graafikute andmed ja rikastasime seda infot tegelikult toimunud vastuvõttudega.

Andmete analüüsist järeldus, et teatud päevadel on ruumid täiesti vabad ja teistel päevadel on need hõivatud ainult vahemikus kell 10-14, mis on ühtlasi ka eriarstidel eelistatud tööaeg.

Ühtekokku tegime kindlaks, et ühes kuus on umbes 40% ajast ruumid vabad ja seal oleks võimalik teha täiendavaid arsti vastuvõtte. Põhiline probleem paiknes äri korralduses, mitte broneerimise süsteemis.

Näide 4: analüüsi käigus tuvastasime, et seaduseelnõus kirjeldatud teenus ei oleks saavutanud oodatud tulemusi.

Eestis on hetkel perelepituse teenus kohalike omavalitsuste tasandil ebaühtlase kättesaadavusega. Vanemad, kes lahkumineku käigus ei suuda jõuda kokkulepeteni lapse edasise käekäigu suhtes, vajavad lepitusprotsessis erapooletut tuge.

Riiklikult koordineeritud ja üle-eestiliselt ühtlase kättesaadavusega perelepitusteenus võimestaks vanemaid lapse heaolukeskseid kokkuleppeid looma ning vähendaks pikaajalisi kohtumenetlusi. Trinidad Wiseman viis läbi perelepitusteenuse jaoks vajaliku infosüsteemi eelanalüüsi, võttes aluseks kooskõlastamisel oleva seaduseelnõu.

Teenusedisaineri ning ärianalüütiku koostöös uuriti eelanalüüsi käigus nii teenuse võimalike tarbijate ja pakkujate puutepunkte kui ka teenuse toimimiseks vajalikke äriprotsesse.

Analüüsi käigus tuvastasime, et seaduseelnõus kirjeldatud teenuse komponendid, tingimused ning ülesehitus ei oleks võimaldanud saavutada oodatud tulemusi ning tegime omapoolsed ettepanekud teenuse toimimise võimaldamiseks.

Ärianalüütik kirjeldas seaduseelnõus ettenähtud teenusekomponentide äriprotsesse, millest joonistus välja, et teenuse osutamine kirjeldatud viisil tooks kaasa ebamõistliku töömahu.

Teenusedisainer uuris nii kasutajate vajadusi kui ka praegu tegutsevate perelepitajate kogemusi lepituses ning tõi välja, et eelnõus ettenähtud järelevalve, koordinaatori poolne vanemate eelkontroll ning siduvad kokkulepped ei ole kooskõlas ei lapsevanemate huvide ega usaldusliku vanemate vahelise koostööoskuse põhimõtetega.

Eelanalüüsi tulemusena ei mindud perelepitusteenusega väljapakutud viisil edasi, vaid otsustati teenuse ülesehitust korrigeerida. Sellega hoiti ära riiklikult vajaliku teenuse ebaõnnestumine ning tarbetute info- ja teenussüsteemide väljaarendus ning anti võimalus tulevikus luua toimiv ning eesmärke täitev riiklik perelepitusteenus.

Kokkuvõtteks

Seega kui soovid oma äri tulemuslikult juhtida ja omada paremat kontrolli, siis vastus on jah – kaasa oma projekti ärianalüütik. Hoia silm peal meie jätkupostitustel, kus peagi anname ülevaate ärianalüüsi projekti etappidest ja arutleme, millal kaasata teenusedisainer.