Kuidas me juurutasime siseveebi abivahendiettevõttes Invaru
Järgnevas artiklis toome teieni siseveebi juurutamise loo ettevõttes Invaru, mis pakub Eestis abivahenditeenuseid.
Projekt kestis veidi alla kahe aasta 2021. aasta juunist kuni 2023. aasta märtsini. Avaldame, mis oli siseveebi juurutamise ajend, kuidas juurutusprotsess toimus ning millist väärtust näevad kasutajad loodud lahendustes.
Artikli tarvis jagasid oma mõtteid ning soovitusi Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht, klienditeenindusjuht ning infospetsialist.
Invaru – esimene abivahendiettevõte Eestis aastast 1993
Invaru alustas abivahendite teenustega juba 1993. aastal, olles esimene abivahendiettevõte Eestis ja ilmselt terves endises Nõukogude Liidus. Tänaseks töötab Invarus ligi 80 spetsialisti.
Ettevõte keskendub liikumis-, hooldus-, põetus- ja rehabilitatsioonivahendite pakkumisele, millega kaasneb terviklik ja kliendikeskne teenus.
Kliendile orienteeritud teenusega kaasneb assisteerimine õige abivahendi valimisel, kasutamise õpetamine, abivahendi vahetamise võimalus ja remont.
Mis on siseveeb?
Siseveeb on keskkond, mis toetab informatsiooni haldamist ja jagamist.
Järgnevas kliendi eduloos on kõnealune siseveeb loodud Confluence baasil, mis on Atlassiani loodud dokumendihalduse tarkvara.
Ettevõtte vajadustele vastavalt loodud ja struktureeritud siseveeb tagab, et töötajad leiavad vajaliku info kiirelt ning mugavalt üles.
Siseveebi võib rakendada mitmetel eesmärkidel ning tüüpiliselt on see kasutusel kogu organisatsiooni erinevates osakondades.
Väljakutsed mitme süsteemi vahel laveerimisel ajendasid looma terviklikku lahendust
Invaru põhiline väljakutse seisnes olukorras, kus info oli mitme süsteemi vahel killustunud.
Infokanalite rohkus oli üheks ajendiks, et luua keskkond, kust töötajatel oleks lihtne ja mugav töös esile kerkivatele küsimustele vastuseid leida.
Mitme infosüsteemi kasutamine tekitas ka vajaduse sisekommunikatsiooni hõlbustada.Enne siseveebi kasutuselevõttu edastati esmatähtsaid uudiseid e-kirja teel.
Meelelahutuslikumat laadi uudiste edastamiseks kasutati uudiskirja formaati, ent uudiste kogumisega kaasnes olukord, kus uudiskirja väljasaatmise hetkeks võisid uudised juba aegunud olla.
Samuti edastati teatud informatsiooni ja uudiseid paberil, kontoriruumide seintel, mis küll toimis efektiivselt, aga COVID-19 pandeemia ajal vajas see praktika välja vahetamist infosüsteemi vastu.
Siseveebi juurutusprotsess – intervjuud, töötoad, kasutajateekonnad, navigatsioon, struktuuri loomine ja kasutajaliidese disain
Projekti põhiline eesmärk oli luua siseveeb, mis toetab töötaja igapäeva tööd ning mida on mugav kasutada.
Eesmärgi tehnilisem pool hõlmas ka info koondamist erinevatest struktureerimata infosüsteemidest (näiteks kõvaketas, SharePoint, infovahetus meili teel) ühte keskkonda.
Täpsete vajaduste kaardistamiseks, püstitatud probleemide valideerimiseks ja kasutajakogemuse disainiks viisime sihtrühmaga läbi mitmed intervjuud, töötoad ning kasutajatestid.
Projekti meeskonda olid kaasatud TWN-i Confluence konsultant, UX/UI disainer, Invaru osakonnajuhid, aga ka klienditeenindajad, kes tegelevad igapäevaselt klienditeenindusega ning kes on ühtlasi suurim siseveebi kasutajaskond.
