Kuidas me juurutasime siseveebi abivahendiettevõttes Invaru
Järgnevas artiklis toome teieni siseveebi juurutamise loo ettevõttes Invaru, mis pakub Eestis abivahenditeenuseid.
Projekt kestis veidi alla kahe aasta 2021. aasta juunist kuni 2023. aasta märtsini. Avaldame, mis oli siseveebi juurutamise ajend, kuidas juurutusprotsess toimus ning millist väärtust näevad kasutajad loodud lahendustes.
Artikli tarvis jagasid oma mõtteid ning soovitusi Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht, klienditeenindusjuht ning infospetsialist.
Invaru – esimene abivahendiettevõte Eestis aastast 1993
Invaru alustas abivahendite teenustega juba 1993. aastal, olles esimene abivahendiettevõte Eestis ja ilmselt terves endises Nõukogude Liidus. Tänaseks töötab Invarus ligi 80 spetsialisti.
Ettevõte keskendub liikumis-, hooldus-, põetus- ja rehabilitatsioonivahendite pakkumisele, millega kaasneb terviklik ja kliendikeskne teenus.
Kliendile orienteeritud teenusega kaasneb assisteerimine õige abivahendi valimisel, kasutamise õpetamine, abivahendi vahetamise võimalus ja remont.
Mis on siseveeb?
Siseveeb on keskkond, mis toetab informatsiooni haldamist ja jagamist.
Järgnevas kliendi eduloos on kõnealune siseveeb loodud Confluence baasil, mis on Atlassiani loodud dokumendihalduse tarkvara.
Ettevõtte vajadustele vastavalt loodud ja struktureeritud siseveeb tagab, et töötajad leiavad vajaliku info kiirelt ning mugavalt üles.
Siseveebi võib rakendada mitmetel eesmärkidel ning tüüpiliselt on see kasutusel kogu organisatsiooni erinevates osakondades.
Väljakutsed mitme süsteemi vahel laveerimisel ajendasid looma terviklikku lahendust
Invaru põhiline väljakutse seisnes olukorras, kus info oli mitme süsteemi vahel killustunud.
Infokanalite rohkus oli üheks ajendiks, et luua keskkond, kust töötajatel oleks lihtne ja mugav töös esile kerkivatele küsimustele vastuseid leida.
Mitme infosüsteemi kasutamine tekitas ka vajaduse sisekommunikatsiooni hõlbustada.Enne siseveebi kasutuselevõttu edastati esmatähtsaid uudiseid e-kirja teel.
Meelelahutuslikumat laadi uudiste edastamiseks kasutati uudiskirja formaati, ent uudiste kogumisega kaasnes olukord, kus uudiskirja väljasaatmise hetkeks võisid uudised juba aegunud olla.
Samuti edastati teatud informatsiooni ja uudiseid paberil, kontoriruumide seintel, mis küll toimis efektiivselt, aga COVID-19 pandeemia ajal vajas see praktika välja vahetamist infosüsteemi vastu.
Siseveebi juurutusprotsess – intervjuud, töötoad, kasutajateekonnad, navigatsioon, struktuuri loomine ja kasutajaliidese disain
Projekti põhiline eesmärk oli luua siseveeb, mis toetab töötaja igapäeva tööd ning mida on mugav kasutada.
Eesmärgi tehnilisem pool hõlmas ka info koondamist erinevatest struktureerimata infosüsteemidest (näiteks kõvaketas, SharePoint, infovahetus meili teel) ühte keskkonda.
Täpsete vajaduste kaardistamiseks, püstitatud probleemide valideerimiseks ja kasutajakogemuse disainiks viisime sihtrühmaga läbi mitmed intervjuud, töötoad ning kasutajatestid.
Projekti meeskonda olid kaasatud TWN-i Confluence konsultant, UX/UI disainer, Invaru osakonnajuhid, aga ka klienditeenindajad, kes tegelevad igapäevaselt klienditeenindusega ning kes on ühtlasi suurim siseveebi kasutajaskond.
Kuidas Invaru oma siseveebi tänasel päeval kasutab ning millist väärtust see loob?
Siseveebi haldus on tänasel päeval Invaru turundus- ja kommunikatsiooni osakonna tööpõld, ent igapäevast kasutust leiab see 80 töötaja hulgas.
Kui uurisime tiimi erinevatelt rollidelt, et millist väärtust siseveeb neile enim loob, toodi välja kolm peamist punkti:
- kõige paremini toetab sisekommunikatsiooni – näiteks kontaktide leidmine ja uudistega kursis püsimine;
- uudiste sektsioon ehk blogi hakkas tööle hästi - postitada saab koheselt, kusjuures on võimalik eristada nõutud ja kasuliku infoga lugemise;
- juhendite ja blankettide leidmine või sisemiste protsesside ja töökorralduslike dokumentidega tutvumine on mugav ning info asub ühes kohas.
“Nii mina kui klienditeenindajad leiame siseveebist vajalikud juhendid. Saan infot selle kohta, mis on ettevõttes toimunud või toimumas, vaatan vajalikke kontaktandmeid ning sünnipäevasid. Samuti lisan siseveebi klienditeenindajate töögraafikud ning hangin infot töökorralduslike kokkulepete kohta,” kommenteeris Invaru klienditeenindusjuht.
Siseveeb on Invaru tiimi jaoks seega multifunktsionaalne tööriist, mis leiab kasutust erinevatel ametikohtadel ja eesmärkidel.
Mis on muutunud, kui võrrelda siseveebi ja sellele eelnenud lahendusi?
Alates siseveebi kasutuselevõtust on Invaru siseprotsessides ja töökorralduses toimunud mitmeid muutusi.
“Varasemalt kasutusel olnud võrgukettal oli palju erinevaid kaustu, mistõttu ei olnud selle kasutamine töötajatele väga mugav. Siseveebis on kõik need failid jaotatud teemade kaupa ja kui menüüst otsimine tundub tülikas või kui töötaja ei tea, kust infot leida, on võimalik kasutada otsingut,” kommenteeris Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht.
Siseveebi kasutavad ka Invaru töökoja mehhaanikud; kasutusel on tahvelarvutid, kust hangitakse tööalast infot ning hoitakse end kursis ettevõttes toimuvaga.
“Mitmed osakonnad on ka oma koosolekute protokollid siseveebi kolinud ja kasutavadki nüüd seda protokollimise kohana,” lisas Invaru turundus- ja kommunikatsioonijuht.
Pilt 2. Invaru töökoja mehhaanikud kasutavad siseveebi tahvelarvutitest.
Positiivse muutusena on tiim täheldanud ka meililiikluse vähenemist sisekommunikatsioonis, kuna suur osa varem meiliga saadetud infot on nüüd kolinud siseveebi uudiste alla.
Mida soovitab Invaru tiim teistele ettevõtetele, kes soovivad siseveebi juurutada?
Kui küsisime, mida soovitab Invaru tiim teistele organisatsioonidele, kes plaanivad siseveebi juurutada, toodi välja järgnevad mõtted:
- kaardistage esmalt oma ettevõtte vajadused ja mõelge hästi läbi missugused funktsioonid on teie jaoks olulised;
- kindlasti kaasake ka töötajaid ja tehke nendega protsessi erinevates etappides töötubasid. Nii saate ühiselt mõelda, millist sisu hakkate siseveebis jagama ning sellest lähtuvalt saab välja töötada kogu struktuuri;
- erinevad juhendid, failid ja blanketid peaksid keskkonda jõudma võimalikult kiiresti, et töötajatel ei tekiks tunnet, et vajalikku infot ei ole, mis võib omakorda tekitada olukorra, kus huvi siseveebi kasutamiseks võib raugeda;
- kui plaanite avalehele luua uudiste sektsiooni, siis on äärmiselt oluline, et uudiste voog regulaarselt uueneks. Siseveebi avades on see esimene koht, kus töötaja näeb, kas siseveebis toimub mingit elu või mitte.
Soovid oma ideid arutada?
Meie poole võib pöörduda igas projekti etapis - alates idee väljatöötamisest kuni uute digilahenduste loomise ja hindamiseni välja.
Kirjuta meile oma ideest ja leiame koos parima viisi selle elluviimiseks. Vastame kiiresti ning meie kogenud meeskond tagab, et projekt kulgeb edukalt alates esimesest mõttest kuni lõpliku teostuseni.
