Lapse abivajaduse hindamine STAR infosüsteemis: projektist pikaajalise partnerluseni

Digiteenuste arendamine ei lõpe lahenduse kasutuselevõtuga. Avalikus sektoris peavad süsteemid toimima aastaid, vastama muutuvatele nõuetele ning toetama spetsialiste igapäevases vastutusrikkas töös.

Just seetõttu on oluline partner, kes aitab teenust ajas edasi arendada nii, et muudatuste kavandamisse on kaasatud kasutajad juba algusest peale ning tehniline lahendus on läbi mõeldud nii spetsialisti töö kui abivajaja vajaduste vaates.

Koostöös Sotsiaalkindlustusametiga (SKA) on Trinidad Wiseman panustanud STAR infosüsteemi arendamisse juba alates 2021. aastast. Tegemist on riikliku sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistriga (STAR), mida kasutavad kohalikud omavalitsused ja SKA sotsiaaltoetuste ja –teenuste osutamiseks ning juhtumikorralduseks.

Selle aja jooksul oleme seotud olnud erinevate hindamistööriistade ja protsesside arendamisega. Täiskasvanu abivajaduse hindamise (TAH) uuendamisest kirjutasime ka varasemas blogiloos.

Viimases etapis keskendusime lapse abivajaduse hindamise ja juhtumikorralduse protsessi terviklikule uuendamisele. Eesmärk ei olnud üksnes funktsionaalsuse lisamine, vaid töövoo muutmine selgemaks, kiiremaks ja turvalisemaks.

Miks see teema on oluline

2024. aastal elas Eestis 3903 abivajavat last. Iga juhtum tähendab otsuseid, mis mõjutavad otseselt lapse heaolu. Lastekaitseseadus seab selged tähtajad ja kohustused ning kohalik omavalitsus peab abi vajavast lapsest teate laekumisele järgneva kümne päeva jooksul tegema otsuse, kas juhtumikorralduse algatamine on vajalik või mitte.

Sellises kontekstis peab infosüsteem spetsialisti toetama, mitte lisama koormust. Enne arendust oli lapse abivajaduse hindamise ja juhtumiplaani protsess jaotatud STAR1 ja STAR2 infosüsteemide vahel. Osa andmeid tuli sisestada käsitsi ning oluline info paiknes eri kohtades. See tähendas lisasamme ja suuremat eksimisriski.

Väljakutse ei olnud ainult tehniline. Küsimus oli selles, kuidas viia protsess, regulatiivsed nõuded ja spetsialisti tööloogika ühtsesse tervikusse.

Analüüsist tulevikulahenduseni

Alustasime olemasoleva olukorra kaardistamisest. Koostöös Sotsiaalkindlustusameti ja kohalike omavalitsuste esindajatega kirjeldasime nii süsteemis kui süsteemiväliselt toimuvad sammud ning kaardistasime peamised kitsaskohad.

Seejärel sõnastasime tulevikuvisiooni. Üks keerulisemaid ülesandeid oli täiskasvanu ja lapse hindamisprotsesside ühtlustamine, arvestades seejuures lapse hindamise eripärasid, näiteks lapse vanusest sõltuvaid küsimustikke. Lahendus pidi olema loogiline, võrreldav ja samas paindlik.

Analüüsi tulemusel keskendusime kahele suuremale suunale:

viia lastekaitsetöötaja tervikvoog täielikult STAR2 keskkonda;
parandada kasutusmugavust ja vähendada tarbetuid samme.

Lapse abivajaduse hindamise tervikvoog ühes süsteemis

Suurim muudatus oli lapse abivajaduse eelhindamise, lapse abivajaduse hindamise ja juhtumiplaani tegevuskava viimine täielikult STAR2 keskkonda. Varem tuli hindamise ja juhtumiplaani koostamise käigus liikuda STAR1 ja STAR2 vahel. Arenduse tulemusel toimub kogu protsess ühes keskkonnas. Spetsialist ei pea enam süsteemide vahel liikuma ning töövoog on loogiline ja järjepidev.

Lõime võimaluse kanda varasemast hindamisest asjakohane info uude hindamisse.
See tähendab, et korduvate juhtumite puhul ei pea spetsialist alustama nullist, vaid saab tugineda varasematele andmetele. See vähendab topeltsisestust ja vigade riski ning võimaldab võrrelda sama lapse hindamistulemusi ajas.

Juhtumiplaani koostamisel loob süsteem automaatselt tegevuskava põhja nende eluvaldkondade põhjal, kus tuvastati probleemid. Spetsialist saab keskenduda sisulistele otsustele, mitte tehnilistele sammudele.

Kasutajamugavus kui töö kvaliteedi alus

Lastekaitsetöötaja aeg on piiratud ressurss. Iga lisasamm süsteemis tähendab vähem aega sisuliseks tööks.

Arenduse käigus muutsime mitmed vabatekstiväljad rippmenüüdeks, et kiirendada andmesisestust ja ühtlustada andmeid. Samuti lõime võimaluse kuvada eelhindamise tulemusi hindamise sees, et oluline info oleks kohe nähtav.

Juhtumiplaani tegevuskavas saab toetuse taotlemise ülesande lisamisel esitada samas vaates ka toetuse taotluse. Varem tuli selleks juhtumiplaanist väljuda ja liikuda eraldi taotlusvaatesse. Nüüd toimub kogu tegevus ühes loogilises ahelas, mis vähendab katkestusi töövoos ja muudab protsessi sujuvamaks.

Eelhindamise tulemused lapse abivajaduse hindamise juures. STAR-i kuvatõmmis.

Turvaline ja kontrollitud muudatus

Avaliku sektori infosüsteemid peavad vastama nii turvalisuse, ligipääsetavuse kui andmekaitse nõuetele. Projekti käigus viisime läbi manuaal- ja automaattestimisi, koormustestimisi ning ligipääsetavuse testimist vastavalt WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) suunistele. Toetasime ka kliendi vastuvõtutestimist.

Muudatused pidid olema kontrollitud ja jälgitavad. Meie roll ei olnud üksnes arendada uusi funktsionaalsusi, vaid tagada, et lahendus oleks töökindel ja vastaks kehtivatele nõuetele ka pikemas perspektiivis. Tulemuseks on ühtsem, vähem käsitööd nõudev ja paremini jälgitav protsess, mis toetab nii spetsialisti igapäevatööd kui organisatsiooni juhtimisvastutust.

Kuigi käesolev arendus toimus avaliku sektori kontekstis, on need väljakutsed tuttavad ka paljudele erasektori organisatsioonidele. Aja jooksul kihistunud süsteemid, käsitöö, hajutatud info ja kasvavad vastavusnõuded ei ole spetsiifilised ühele valdkonnale.

Pikaajalisel partnerlusel põhinev lähenemine aitab sellist keerukust juhtida sõltumata sektorist. Sama loogika kehtib laiemalt digiteenuste arendamisel ja infosüsteemide uuendamisel, kus on vaja ühendada kasutajakogemus, tehniline arhitektuur ja regulatiivne vastavus.

Kahe lapse abivajaduse hindamise võrdlus. STAR-i kuvatõmmis.

Partnerlus, mis kestab

Pikaajaline koostöö STARi arendamisel tähendab, et tunneme süsteemi tausta, varasemaid otsuseid ja arengusuunda. See võimaldab teha muudatusi, mis võtavad arvesse tervikpilti, mitte ainult ühte arendusetappi.

Projektis osalesid meie analüütikud, disainerid, front-end arendajad, testijad ja projektijuht, kes olid kaasatud kogu protsessi vältel - eelanalüüsist ja disainist kuni tarkvaraarenduse ja testimiseni välja. Selline tervikvaade aitab siduda kasutajakogemuse, tehnilise arhitektuuri ja kvaliteedinõuded ühtseks lahenduseks.

STAR lastekaitse ekspert ja Sotsiaalkindlustusameti laste heaolu osakonna ekspert Marie Vildersen tõstab esile, et arenduses lõime väärtust nii lastekaitsetöötajate igapäevatöö kui ka andmepõhise otsustamise vaatest:

Lapse abivajaduse hindamise ja juhtumikorralduse arendus loob mitmeid olulisi ja uusi väärtusi, millest üheks olulisemaks on struktureeritud andmed Eesti laste abivajadusest, mille põhjal on nii riigil kui kohalikel omavalitustel võimalik tulevikus teha andmetel põhinevaid otsuseid.

Struktureeritud abivajaduse hindamise tööriist ja juhtumikorralduse funktsionaalsus võimaldavad lastekaitsetöötajatel paremini ja kvaliteetsemalt hinnata Eesti laste abivajadust ning seeläbi pakkuda lastele ja nende peredele abi, mida nad tegelikult vajavad.

Koostöös Trinidad Wisemaniga oli oluline see, et arenduses hoiti fookuses nii spetsialistide tööprotsessi kui ka lahenduse pikaajalist toimivust.

Lapse abivajaduse hindamise tööriistad jõuavad kasutajateni 2026. aasta teises pooles. Digiteenused peavad ajas arenema koos organisatsiooni vajadustega. Just selliste järjepidevate ja sisuliste muudatuste juures on partnerlusel tegelik väärtus.

Loe ka meie varasemat lugu täiskasvanu abivajaduse hindamise arendusest ning sellest, kuidas oleme STARi arendust samm-sammult edasi viinud.

Projekti "Lapse abivajaduse hindamine" arendati Sotsiaalkindlustusameti (SKA), Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (TEHIK) ning arenduspartneri TripleDev OÜ ja Trinidad Wiseman OÜ koostöös ning arendusprotsessi olid kaasatud ka KOV-ide esindajad. Projekti rahastati välisvahenditest, SOMi TAT eelarvest (Sotsiaalministeeriumi "Toetuse andmise tingimused rakendusasutuse tegevusteks").

Vastutad organisatsioonis digisüsteemi arenduse eest?

Kui kaalud erinevaid võimalusi või otsid viisi, kuidas muuta töövoog selgemaks, paremini juhitavaks ja vähem käsitööd nõudvaks, kirjuta meile. Aitame sul hinnata variante ja mõelda läbi järgmised sammud.