Kuidas teha vaid 6 kuuga 4 partneriga edukat projekti?

Oktoobri (2021) alguses asusid välisministeeriumi arengukoostöö ja humanitaarabi osakond, Eesti Infotehnoloogia ja Telekommunikatsiooni Liit (ITL) ning neli Eesti IT ettevõtet – Gofore, Trinidad Wiseman, Aktors ja Kodality – erilisele missioonile, millel oli üks oluline eesmärk – arendada kuue kuu jooksul Team Europe Partnerships Portal (TEPP).

TEPP on Euroopa Komisjoni tellimusel loodud platvorm, mis aitab kokku viia partnerriikide vajadused ja Euroopa Liidu liikmesriikide innovatiivsed lahendused.

TWNi poolt osalesid projektis analüütik, disainerid/kasutajakogemuse (UX) eksperdid, testijad ja arendaja. Meie töö projektis algas sellega, et analüütik ja disainerid asusid lahti harutama seda, mis sisend oli juba olemas ja mida oli vaja kliendilt juurde saada.

Oli vaja teha kindlaks, millised algselt planeeritutest on kõige vajalikumad funktsionaalsused, pidades seejuures meeles projekti ajalisi ja rahalisi piiranguid. Pandi paika kohtumiste ja edasiste tegevuste plaan selleks, et jõuaks kõike vajalikku teostada.

Tööde teostamiseks kaardistasime koostöös kliendiga uuesti ära vajadused ja lihtsustasime portaali toimimist, kus võimalik, et TEPP oleks maksimaalselt kasutajasõbralik. Näiteks lõime kasutajale võimaluse otsida portaalist nii kindla rolliga partnereid kui ka vajalikku tüüpi projekte, et leida koostööks sobivaid partnereid.

Samuti aitasime portaalis kasutatavat sõnavara “tavainimesele” veidi arusaadavamaks muuta. Keeruline ja kohati veidi bürokraatlik sõnakasutus võib tavakasutajas, kes pole taolise sõnavaraga harjunud, segadust tekitada.

Vajaduste kaardistamise osana ja ka selle järel disainisime Figmas prototüübi vaateid. Neist oli suur abi nii arendustiimi ja kliendi “ühele lehele” saamisel kui ka arendamisel. Samuti saime neid hilisemas faasis kasutada selleks, et erinevatele huvitatud osapooltele portaali tutvustada.

Paralleelselt Figma disainide loomisega asusime ka arenduspileteid kirjeldama ja dokumentatsiooni looma, et me ei kaotaks väärtuslikku aega ja saaksime võimalikult kiiresti arendama hakata. Tööprotsess oli projektis väga agiilne – igal nädalal said disainerid valmis portsu disaine ja pärast seda, kui klient oli need kinnitanud, saime hakata dokumentatsiooni looma, arenduspileteid kirjeldama ja reaalselt arendama.

Projekti algusest saati rõhutasime ka tarkvaratestimise olulisust ja lisaks klassikalisele testimisele suutsime pakkuda ekspertiisi, et aidata muuta portaali kättesaadavaks erineva vajadusega inimestele. Meie jaoks oli oluline, et TEPP vastaks WCAG nõuetele, et tagada ligipääs võimalikult paljudele inimestele.

TEPPi võib mitmes mõttes pidada keerukaks projektiks. Üks põhjustest oli kitsas ajaraamistik, mistõttu pidid väga kiiresti ühtseks tiimiks saama inimesed, kellest suurem osa polnud varem koos töötanud. Näiteks arendustiimiliikmeid oli meil kokku neljast erinevast ettevõttest, kuid väga kiirelt oli vaja tööprotsess paika saada, et saaksime nädalastes sprintides portaali arendama hakata.

Samuti olid tiimiliikmed erineva rahvusvahelise taustaga ja töötasid ka kolmes erinevas ajavööndis. Nii juhtuski, et kui meil toimus igahommikune koosolek, oli Armeenias töötav arendaja selleks ajaks juba mitu tundi tööd teinud. See aga tähendas seda, et juba eelmisel õhtul pidi olema teada, mida ta järgmisel päeval arendama hakkab, et aega raisku ei läheks.

Hoolimata sellest, et töö toimus reeglina kaugtöö vormis, saime esimese paari nädalaga oma arendusprotsessi juba suhteliselt sujuvaks. Iga nädala alguses toimus koosolek sprindi planeerimiseks, igal tööpäeva hommikul oli lühike koosolek, et arutada tiimiliikmete päeva eesmärke ja tööplaani ning reedeti pärastlõunal vaatasime koos üle, mis sai nädala jooksul tehtud.

Tänu elektroonilistele tööriistadele – nt MS Teams, Slack ja Atlassiani tööriistad – saime sujuvalt suheldud ja ükski küsimus ei jäänud vastuseta. Kindlasti aitas sujuvale tiimisisesele koostööle kaasa see, et koroonaajal oleme harjunud virtuaalselt suhtlema ja ühise projekti tegemiseks pole otsest vajadust füüsiliselt samas ruumis viibida.

Lisaks korraldasime ka paar tiimiüritust, et üksteist paremini tundma õppida ja koos meeldivalt aega veeta – üks neist toimus virtuaalselt ja koos kliendi esindajatega ning teine oli tiimisisene ja saime reaalselt kokku, et muljeid vahetada ja paljudega päriselus esimest korda näost näkku kohtuda.

Kuuekuulise projekti jooksul sai arendatud väga palju - pea kõik, mis oli kirjas algses ülesandepüstituses. Lisaks avalehele ja portaali tutvustavale lehele arendati ka võimalus portaali edulugusid avaldada ja lugeda. Samuti loodi võimalus nii ettevõtteid ja organisatsioone kui ka huvipakkuvaid projekte otsida.

Kui vajalikud organisatsioonid ja projektid leitud, saavad organisatsioonid omavahel kontakteeruda ja seeläbi edukaid suhteid luua. Samuti saavad organisatsioonide liikmed oma organisatsiooniga portaalis liituda ja projekte luua. Lisaks said arendatud lehed administratiivsete ülesannete täitmiseks, sh portaali statistikat kajastav leht ja interaktiivne kaart.

TEPPi projektijuhi Katrin Rohtla sõnul tegi tiim väga head tööd ja saavutati palju.