Lühi- ja pikaajaliste eesmärkide kirjeldamine aitab raamida ootuseid loodavale lahendusele ja suunab meid looma sellist lahendust, mis toetab ettevõtte protsesse võimalikult maksimaalsel viisil.
Õige probleemi defineerimine (meie kliendinäite puhul kommunikatsiooni puudulik digitaliseerimine) aitas omakorda sõnastada projekti eesmärgi:
“Luua meie ettevõttele kohandatud siseveeb Confluence tootel, et selle abil sisekommunikatsiooni ja dokumendihaldust digitaliseerida”.
Lühi- ja pikaajaliste eesmärkide mõtete loetelust avaldus, et eesmärgi täitmiseks on vajalik eristada loodavat lahendust kasutama hakkavad tüüpkasutajad, et tekiks arusaam mida ja kelle jaoks on vaja muuta.
Kõnealuse kliendinäite puhul olid tüüpkasutajad näiteks saalitöötaja, laotöötaja, IT-spetsialist, üksuse juht, tegevjuht, aga ka potentsiaalne töötaja.
Lisaks standardtegevustele (näiteks tutvumine ettevõtte väärtustega, kontaktide otsimine, jooksva info kiire leidmine ja jagamine, ürituste kalendri vaatamine) teostab tüüpkasutaja siseveebis sageli ka oma rollile omaseid tegevusi.
Tegevuste sidumine tüüpkasutajatega eeldab eelnevat tegevuste kirjeldamist ja kategoriseerimist ehk kokkuvõtlikult tegevuste kaardistamist. Näiteks võib puhkuse avalduse esitamise kui tegevuse liigitada puhkuste halduse kategooria alla.
Ühe tegevuse kategooriaga võib olla seotud mitu tüüpkasutajat, kuid täpsed seosed määrab konkreetne tegevus ja tüüpkasutaja. Võtame näiteks dokumendivormi täitmisega seotud tegevused kategooriast “tööohutus”:
- Üksuse juht või administraator muudab tööohutusega seonduvat juhendit;
- Muudatusele järgnevalt peab kasutaja saama teavituse, et tema ametikohaga seonduvat tööohutusjuhendit on muudetud;
- Muudatusele järgnevalt ilmub kasutaja töölauale teavitus tööülesannetest (lugeda uuendatud juhend läbi ja sooritada test);
- Kasutaja loeb määratud tähtajaks juhendi läbi ja kinnitab info kättesaamist;
- Kasutaja sooritab määratud tähtajaks testi (juhendi mõistmise kontroll) positiivsele tulemusele;
- Testi positiivse soorituse registrikanne ilmub automaatselt kasutaja profiilile;
- Testi postiivsele sooritusele järgnevalt allkirjastab kasutaja uuendatud juhendi mõistmise dokumendi, mis salvestub siseveebi digiarhiivis (nõue tuleneb seadusandlusest).
Ülaltoodud tegevuste jada on kirjeldatud laias laastus ning best case scenario perspektiivist. Küll aga ei anna selline etappide loetelu meile ülevaadet teistest võimalikest stsenaariumitest, näiteks kui:
- kasutaja ei loe määratud tähtajaks juhendit läbi;
- kasutaja ei soorita testi positiivsele tulemusele määratud tähtajaks;
- kasutaja sooritab testi paberkandjal, siis kuidas luua sooritusest digitaalne koopia.
Keerukat ja mitut osapoolt hõlmavat protsessi aitab mõista protsessimudel.
