Tööelu infosüsteemi uued funktsionaalsused lihtsustavad tööandjate suhtlust riigiga

Tööinspektsioon on valitsusasutus, mis aitab luua head töökeskkonda kõigi Eesti töötajate jaoks. Olulist rolli selle eesmärgi saavutamisel täidab Tööelu infosüsteem (TEIS), mille arenduspartneriks Trinidad Wiseman on alates 2019. aastast olnud.

Selle aja jooksul oleme arendanud mitmeid olulisi teenuseid, mis hõlbustavad tööandjate suhtlust Tööinspektsiooniga ning vähendavad ettevõtete halduskoormust. Tööinspektsiooni iseteenindus on hea näide riiklikust infosüsteemist, mida hindavad kõrgelt nii tellija kui lõppkasutajad.

Järgnevalt räägime lähemalt, milliseid protsesse oleme TEISi abil digitaliseerinud ning kuidas see on Tööinspektsiooni ja tööandjate igapäevaelu lihtsustanud.

Digitaliseerimine vähendab halduskoormust

Tööinspektsiooni iseteeninduse peamine eesmärk on toetada tööandjaid hea töökeskkonna loomisel. TEIS hõlbustab Tööinspektsiooni ja tööandjate omavahelist suhtlust ning vähendab ettevõtete halduskoormust, kuna võimaldab infot esitada ja toiminguid teha kiirelt, mugavalt ja paberivabalt.

Iseteeninduses on võimalik kaardistada ja esitada vajalikku infot töötajate ning töökeskkonna kohta, planeerida tegevusi töökeskkonnas esinevate riskide maandamiseks ning suhelda järelevalvemenetluse käigus tööinspektoriga. Samuti saavad töötajad TEISis näha infot enda ja oma ettevõtte kohta.

Iseteeninduskeskkonnas saab digitaalse töövahendi abil teha ettevõttele töökeskkonna riskianalüüsi ja seda uuendada. Riskianalüüsi töövahendis on välja toodud erinevad ohutegurid ning abinõud konkreetse ohu vältimiseks ja vähendamiseks, alustades üldistest probleemkohtadest töökeskkonnas ja lõpetades tegevusalapõhiste ohtudega. Ohtude kaardistamisel tuleb hinnata, kas kirjeldatud oht organisatsioonis esineb või mitte. Jaatava vastuse korral kuvatakse abinõud, millega on võimalik konkreetset ohtu vältida või maandada. Ettevõtte riskianalüüsi näeb üksnes sama ettevõtte esindaja ja töötajad, teised sellele infole ligi ei pääse. Riskianalüüsi mooduli abil on töökeskkonna hindamine lihtsam ja odavam, eriti mikro- ja väikeettevõtetele, kel on väiksem rahaline ressurss töökeskkonna riskianalüüsi teenusepakkujatelt tellida. Riskianalüüsi on iseteeninduses üles laadinud juba 37 839 ettevõtet. Suuremad ettevõtted, kellel oli riskianalüüs varasemast olemas, on selle keskkonda üles laadinud ja väiksemad on selle koostanud mooduli abil. Kokku on süsteemisisese riskianalüüsi esitanud 72% ettevõtetest. Seega võib öelda, et ettevõtted on tänu lahendusele kokku hoidnud ligi 19 mln eurot, arvestades, et ühe riskianalüüsi turuhind oli ca 500 eurot.

TEISil on kaks osa: ametnikurakendus, mida kasutavad Tööinspektsiooni ametnikud ning iseteenindus, mida kasutavad tööandjad ja töötajad. Mõlemad rakendused on arendusjärgus ning uusi funktsioone ja liidestusi erinevate süsteemidega lisandub pidevalt. Lisaks hõlmab TEIS avaandmete rakendust, kust leiab infot näiteks tehtud ettekirjutuste ja lähetatud töötajate teadete osas.

Trinidad Wiseman on koostöös Tööinspektsiooni, TEHIKu ja TripleDeviga TEISI arendanud juba seitse aastat. Igal aastal on valmis ehitatud keskmiselt kaks uut iseteeninduse moodulit, millest olulisemaid vaatleme nüüd lähemalt.

Iseteeninduse uued funktsionaalsused

2022. aasta lõpus valmis tööõnnetuste ja kutsehaigestumiste registreerimise moodul, mis annab ettevõtetele mugava ja paberivaba võimaluse teavitada Tööinspektsiooni tööõnnetuse toimumisest, osaleda tööõnnetuste ja kutsehaigestumiste uurimises ja Tööinspektsiooni järelevalves.

Kannatanul on võimalus TEISis tutvuda endaga toimunud tööõnnetuse materjaliga ning suhelda vestlusakna kaudu tööinspektoriga, et anda või saada informatsiooni tööõnnetuse asjaoludest.

Tööinspektsiooni töötajad saavad iga registreeritud juhtumiga seoses kasutada info vahetamiseks sisemise vestluse funktsionaalsust (nt arutleda Tööinspektsiooni uurimise vajalikkuse üle). Tööõnnetuste moodul on liidestatud EMTA töötamise registri ehk TÖR-iga, mille abil kuvatakse töötaja andmeid automaatselt. Lisaks on loodud andmevahetus Tervisekassaga. Hetkel on loomisel liidestused tööõnnetuste teatiste digitaalseks edastamiseks TEISi, mis vähendaks olulisel määral ka tervishoiuteenuse osutajate töökoormust.

2023. aasta kevadel ja suvel jõudsid iseteenindusse alaealiste töötamiste ning lähetatud töötajate registreerimise teenused.

Alaealiste töötamiste kohta saab tööandja esitada täiendavat teavet, mida Tööinspektsioon kontrollib. Samuti edastatakse tööandjale teavitus koos juhistega, millest tuleb alaealiste tööle võtmisel lähtuda.

Alaealiste mooduli eesmärgiks oli muuta 7‒12-aastaste alaealiste tööle registreerimine ning andmete esitamine lihtsamaks, mugavamaks ning läbipaistvamaks. Tööandja ei pea taotlema Tööinspektsioonilt nõusolekut alla 13-aastase noore töölevõtmiseks, aga on kohustatud tegema kümme tööpäeva enne 7–12-aastase tööle asumist töötamise registrisse vastava kande ning sisestama andmed Tööinspektsiooni iseteenindusse. Iseteeninduse abil on tööandjal võimalus vestlusakna kaudu suhelda otse menetlusega tegeleva tööinspektoriga.

Lähetatud töötajate moodul võimaldab nii välismaisel ettevõttel kui ka töötajat vastuvõtval Eesti ettevõttel registreerida Eestis tööle asuvaid välisriigi töötajaid.

Varasemalt tuli Eestisse lähetatavad töötajad registreerida, täites ära Tööinspektsiooni kodulehel leitav registreerimise vorm ning edastada see e-kirja teel Tööinspektsioonile. Nüüd on esitamine tänu Tööinspektsiooni iseteeninduskeskkonnale lihtsam ja kasutajasõbralikum. Lisaks on nüüd lähetatud töötaja tööandjal selgem ülevaade esitatud lähetamise teadetest ning vajaduse korral lihtsam andmeid muuta.

2024. aastal valminud iseteeninduse rakendus Palgapeegel annab ülevaate soolise võrdsuse olukorrast organisatsioonis, võimaldab jälgida soolist palgalõhet, keskmisi ja mediaanpalku, samuti töötajate soolist koosseisu ja jagunemist erinevate ametikohtade vahel.

Palgapeegli näitajad arvutatakse Statistikaametis. Andmete töötlus toimub tööandja päringu peale – kui tööandja Palgapeeglit ei kasuta, siis näitajaid ei arvutata. Palgapeeglis nähtavaid näitajaid ei salvestata ega säilitata. Näitajatele on ligipääs ainult tööandjal ja tema poolt volitatud isikul.

Tööinspektsiooni iseteenindusse liiguvad ainult agregeeritud näitajad Palgapeegli kasutamise ajaks – kui volitatud kasutaja lehelt lahkub, siis näitajaid ei salvestata ja igal Palgapeegli avamisel toimub andmetöötlus Statistikaametis uuesti.

2024. aasta sügisest saavad tööandjad iseteeninduses anda töötervishoiu teenuse osutajatele (TTO-dele) ligipääsu oma ettevõtte andmetele, mis on vajalikud töötajate tervisekontrolli korraldamiseks või töötervishoiu olukorra analüüsiks.

TTO-d saavad iseteeninduses teha ka ettepanekuid ettevõtte töökeskkonna parendamiseks, mille tööandja saab oma tegevuskavasse lisada. Isikuandmete kaitse on põhjalikult tagatud – töötervishoiuarst näeb töötajate andmeid üksnes siis, kui talle on antud vastav ligipääs.

Uus lahendus lihtsustab ja kiirendab töötervishoiuteenuste korraldamist, vähendab bürokraatiat ja ajakulukat meilivahetust. Tööandjad ja TTO-d saavad vajalikud andmed kätte kiiresti ja mugavalt, mis aitab parandada töökeskkonna ohutust ja töötajate tervist.

2024. aasta sügisest tuletavad iseteeninduse automaatteavitused tööandjatele meelde olulisi töökeskkonnaga seotud ülesandeid ja kohustusi. Automaatteavituste eesmärgiks on töökeskkonnaga seotud toimingute muutmine lihtsamaks ja tõhusamaks, vähendades unustamise või viivituste riski.

Automaatteavitused annavad tööandjatele meeldetuletusi selliste tegevuste kohta, nagu töökeskkonna esindajate määramine ja nende volituste haldamine, riskianalüüsi esitamine ja uuendamine ning tegevuskavasse lisatud ülesannete täitmine ja tähtaegade jälgimine.

Agiilne arendus mitme asutuse koostöös

TEISi projekti aktiivsesse meeskonda kuulub enam kui 25 inimest mitmest erinevast asutusest. Äritellijaks on Tööinspektsioon ja hanke läbiviijaks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (TEHIK). TEHIK on riigi IKT kompetentsikeskus tervise-, sotsiaal- ja töövaldkonnas, mis pakub tehnilist tuge ja haldab infrastruktuuri.

Järgime projektis agiilse arenduse printsiipe. Paneme koos tellijaga mitu korda aastas paika arenduse eesmärgid ja roadmap’i järgmiseks perioodiks, mille põhjal hakkame töid tegema. Kuna meie eesmärgiks on alati lõppkasutajale parima teenuse loomine, siis olenevalt funktsionaalsusest on see mõnikord tähendanud teatud paindlikkust tähtaegade osas, kui selgub, et parema tulemuse nimel on mõistlik täiendavaid arendusi teha.

Arendusprotsessi oluline osa on disain, mis aitab jõuda parima lahenduseni ja vältida kulukat ümbertegemist hilisemates etappides. Ka TEISi projektis on iga funktsionaalsuse arendamisse kaasatud UI/UX disainer, kes viib läbi kasutajavaatlusi ja -intervjuusid, enne kui arendamist alustame. Protsesside digitaliseerimisel ja ümberdisainimisel on koostöö lõppkasutajatega äärmiselt oluline, et lahendus päriselt nende vajadustele vastaks.

„Tööinspektsiooni eesmärk on, et Eesti töökohad oleksid turvalised ja ka töösuhted õiglased. Koostöös valminud digilahendus on muutnud mitmeid tööga seotud protsesse mugavamaks ja kiiremaks. Meil on hea meel, et paljud tööandjad kasutavad seda oma igapäevases töökorralduses ja annavad ka tagasisidet, kuidas Tööinspektsiooni iseteenindust tulevikus veelgi mitmekülgsemaks muuta.”

- Mihhail Solovjov, Tööelu Infosüsteemi projektijuht

Edu toob ühtne tiim

TEIS on süsteem, mida hindavad kõrgelt nii tellija kui lõppkasutajad. Põhjus on lihtne: meil on õnnestunud erinevate asutuste inimesed “liimida” üheks meeskonnaks, kel on ühine eesmärk – teha paremaid e-teenuseid Eesti rahvale.

Kindlasti on üheks eduteguriks tellija aktiivne osalus ja kaasa mõtlemine arendusprotsessis. Kogu sisendit pole võimalik hankedokumendis edasi anda ning täpsustusi tuleb teha jooksvalt. Siis seisab kliendipoolne tooteomanik selle eest, et kolleegidelt vajalik info kätte saada, nii et tiim saaks kiiresti edasi liikuda.

Samuti oleme kogu projekti jooksul kogenud tellija usaldust arenduspartneri vastu ning avatust ettepanekutele, kuidas üht või teist küsimust tehniliselt teostada.

Ühtse tiimina ühise eesmärgi nimel töötamine nõuab läbimõeldud kommunikatsiooni. Kõik peavad aru saama, millist teenust ja kellele nad arendavad ning milline on nende roll selles. Kommunikatsioon peab olema pidev ning süsteem hästi dokumenteeritud juhuks, kui inimesed projektis vahetuvad.

Loe lähemalt tiimitunnetuse loomisest ja kliendi rollist arendusprojektis TEISi projekti näitel meie blogist või kuula TWNi taskuhäälingust.

Kokkuvõtteks

Tööelu infosüsteem on hea näide sellest, kuidas IT-süsteemi abil väga suure sihtrühma jaoks igapäevaseid protsesse lihtsamaks, kiiremaks ja mugavamaks muuta. Koostöös Tööinspektsiooni ja TEHIKuga arendame TEISi edasi, et lisada uusi funktsionaalsusi, mis lihtsustavad riigi ja ettevõtjate suhtlust ning aitavad tööandjatel head töökeskkonda luua.

Soovid oma ideid arutada?

Meie poole võib pöörduda igas projekti etapis - alates idee väljatöötamisest kuni uute digilahenduste loomise ja hindamiseni välja.

Võta ühendust

Kirjuta meile oma ideest ja leiame koos parima viisi selle elluviimiseks. Vastame kiiresti ning meie kogenud meeskond tagab, et projekt kulgeb edukalt alates esimesest mõttest kuni lõpliku teostuseni.

Kirjuta meile